Poradnik dla początkujących w e-commerce – zakładanie sklepu internetowego

Blog
17.02.2020

Branża e-commerce rozwija się w Polsce niezwykle dynamicznie, a wartość rynku zakupów online stale rośnie: w 2018 r. przekroczyła kwotę 50 miliardów złotych. Według raportu „Jak ugryźć e-commerce”, przygotowanego przez firmę Cushman & Wakefield, z zakupów w Internecie korzysta już ponad 28 milionów Polaków . Każdego dnia w Polsce powstaje aż 21 nowych sklepów internetowych, a średnio rocznie na rynku pojawia się prawie 2 tysiące nowych firm oferujących sprzedaż online.

Jakie korzyści daje sklep internetowy?

E-commerce, dzięki stosunkowo niewielkiej barierze wejścia, oferuje duże możliwości rozwoju, z których korzysta coraz więcej osób. Aby otworzyć własny sklep internetowy, nie trzeba inwestować dużych środków – na początek wystarczy wykorzystać ogólnodostępne oprogramowanie, wybrać dogodny system płatności i wysyłki towarów i można zaczynać.

Popularność sprzedaży online ma jednak dwie strony: ogromna ilość nowych sklepów oferujących swoje produkty w sieci sprawia, że konkurencja jest bardzo duża. Kluczowa dla nowo powstałego e-sklepu jest widoczność w wyszukiwarkach, co pociąga za sobą wydatki związane z pozycjonowaniem strony i jej reklamowaniem w Google czy na Facebooku.

Alternatywą mogą być serwisy aukcyjne, jak Allegro czy OLX, które umożliwiają wystawienie swoich produktów na sprzedaż, zapewniając dobrą widoczność w sieci i rozpoznawalną przez klientów markę. Trzeba jednak mieć świadomość, że nie zawsze wybór sprzedaży przez tego rodzaju pośrednika będzie korzystniejszy dla sprzedającego. Serwisy aukcyjne mają bowiem własne systemy płatnych reklam, bez korzystania z których oferta w zasadzie nie ma szans trafić do odbiorcy. Oprócz prowizji pobieranej od wartości sprzedanych towarów, w koszty należy zatem wliczyć także dodatkowe opcje wyróżniania i reklamowania swoich ogłoszeń. Wybór własnego sklepu może więc okazać się zdecydowanie tańszym rozwiązaniem. Inwestując w niego, rozwijamy też własną markę, stopniowo budując jej pozycję wśród klientów. Nie jesteśmy więc zależni od polityki narzucającego ceny reklam aukcyjnego giganta.

Jesteś klientem indywidualnym? Dowiedz się, jak robić bezpieczne zakupy przez internet!

O jakich formalnościach trzeba pamiętać?

Przed rozpoczęciem sprzedaży dobrze jest się zastanowić nad formą działalności. Najpopularniejszą i najprostszą jest oczywiście działalność gospodarcza, którą dzisiaj można założyć przez Internet – pod warunkiem posiadania zaufanego profilu ePUAP. Sklep internetowy można też prowadzić jako spółka (dowolnego typu, z wyjątkiem spółki partnerskiej). Określając PKD dla sklepu internetowego, najlepiej wybrać 47.91.Z – sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet. Warto też wiedzieć o możliwościach, jakie daje tzw. działalność nierejestrowa – to opcja pozwalająca na prowadzenie e-sklepu bez rejestracji firmy, jeśli miesięczny przychód nie przekracza połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Właściciel sklepu ma też obowiązek złożenia formularza VAT-R w urzędzie skarbowym, czyli zarejestrowania się jako czynny lub zwolniony podatnik podatku od towarów i usług. Na tym etapie trzeba podjąć decyzję, czy zostać płatnikiem podatku VAT, czy też nie. Jeśli rodzaj sprzedawanych towarów (np. biżuteria z metali szlachetnych, towary akcyzowe) nie wymusza na przedsiębiorcy opłacania podatku VAT, może on skorzystać ze zwolnienia. Warto to rozważyć, jeśli koszty działalności są niskie, a oferta sklepu jest kierowana wyłącznie do osób prywatnych, które nie będą mogły sobie odliczyć VAT-u. Jeżeli sprzedaż będzie prowadzona wyłącznie na terenie kraju, nie trzeba składać deklaracji VAT EU. Jeśli jednak przewidujemy, że nastąpi jakakolwiek wymiana towarów bądź usług z zagranicą, warto ją złożyć. Dzięki nadaniu unijnego numeru NIP (to nic innego, jak polski NIP poprzedzony symbolem „PL”) będziemy mogli zaliczyć w koszty np. faktury za reklamy na Facebooku czy w Google Ads.

Forma opodatkowania e-sklepu jest z kolei bezpośrednio związana z wybraną formą prowadzenia działalności. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej może to być ryczałt, zasady ogólne (zgodnie ze skalą podatkową) lub podatek liniowy. Korzystna może być szczególnie ta pierwsza forma, ponieważ działalność handlowa objęta jest ryczałtem w wysokości 3%. Nie ma jednak wtedy możliwości rozliczania kosztów; nie można też uzyskiwać przychodów ze sprzedaży niektórych towarów. W praktyce najlepiej najpierw wybrać księgowego i wraz z nim podjąć decyzję o formie opodatkowania. Usługi księgowe w podstawowej postaci nie są drogie, a ich przekazanie na zewnątrz na pewno zaoszczędzi właścicielowi sklepu sporo czasu.

Jaką platformę e-commerce wybrać?

Najprostszym sposobem postawienie sklepu internetowego jest skorzystanie z którejś z platform e-commerce. Najpopularniejsze z nich przedstawiamy poniżej, podsumowując ich wady i zalety.

WooCommerce

To nie tyle platforma, ile specjalna wtyczka do opensource’owego systemu zarządzania treścią na stronie WordPress. Aby za jej pomocą stworzyć sklep internetowy, należy najpierw założyć stronę na WordPressie, a następnie zainstalować bezpłatny plugin WooCommerce. Zawiera on wszystkie podstawowe funkcjonalności, niezbędne do prowadzenia sprzedaży online: możemy za jego pomocą dodawać produkty, zarządzać ich stanem magazynowym, płatnościami i wysyłkami. Widzimy też raporty sprzedaży i możemy generować wiadomości do klientów. Jest dosyć intuicyjny i łatwy w obsłudze. Do jego zalet należy też zaliczyć duży wybór darmowych wtyczek, dzięki którym można np. poprawić pozycję strony w wyszukiwarkach. WooCommerce polecany jest jednak głównie małym i średnim sklepom, ponieważ przy dużej ilości produktów i zamówień może być trudno nimi zarządzać. Wynika to z tego, że system nie jest wyposażony w zaawansowane funkcje, niezbędne dużym sklepom, aby mogły się dynamicznie rozwijać.

Presta shop

To samodzielne oprogramowanie, powstałe z myślą o e-sklepach. Pozwala zarówno na stworzenie sklepu od zera, jak i w oparciu o gotowy motyw. Presta dedykowana jest bardziej zaawansowanym użytkownikom, dając m.in. możliwość instalacji wielu sklepów (tzw. multistore) zarządzanych z jednego panelu administracyjnego. Sam panel jest prosty w obsłudze i zawiera wiele domyślnych funkcjonalności. Presta obsługuje także różne waluty i języki, zapewniając dobre warunki do rozwoju sprzedaży za granicą. Dzięki temu, że jest to platforma dedykowana właśnie e-commerce, można z jej pomocą łatwo zarządzać nawet bardzo dużymi sklepami, posiadającymi w ofercie kilkadziesiąt tysięcy produktów. Podstawowa wersja oprogramowania jest dostępna za darmo, na zasadach open source, jednak jeśli zaistnieje potrzeba jej dostosowania, będzie się to wiązało z kosztem wynajęcia programisty. Presta nie oferuje bowiem – w przeciwieństwie do WooCommerce – dużego wyboru darmowych modułów.

Magento

To kolejne oprogramowanie typu open source, zapewniające szereg funkcji zaprojektowanych z myślą o e-commerce. Magento dostępne jest też w wersji płatnej, odpowiedniej dla bardzo dużych sklepów. Do prawidłowej konfiguracji, a później także aktualizacji i rozwoju systemu najlepiej wynająć programistę, ponieważ platforma jest nieco bardziej skomplikowana pod względem technicznym. Z punktu widzenia zarządzania sklepem daje ona natomiast bardzo duże możliwości: od elastycznego systemu płatności, przez rozbudowane raporty sprzedażowe, aż po kontrolę stanów magazynowych. Możliwe jest też, podobnie jak w Presta shop, prowadzenie kilku sklepów zarządzanych z tego samego panelu. Warto jednak wiedzieć, że Magento – ze względu na rozbudowane funkcje – wymaga mocniejszego serwera niż wspomniane wcześniej systemy. W efekcie może więc generować wyższe koszty. Sam panel administracyjny nie jest też do końca intuicyjny, szczególnie dla nowego użytkownika. Aby poznać wszystkie możliwości platformy, trzeba poświęcić trochę więcej czasu.

Shopify

To oprogramowanie komercyjne, dostępne odpłatnie. Jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą zatrudniać programisty ani troszczyć się o wybór hostingu czy aktualizację oprogramowania. Shopify sprzedawane jest w pakiecie z hostingiem – nie musimy się więc zajmować wyborem czy konfiguracją serwera. Nadaje się do małych i niezbyt skomplikowanych projektów: jest bardzo proste w obsłudze i pozwala stworzyć ładnie wyglądający sklep w kilka minut. Z drugiej strony, może to być ograniczeniem, ponieważ użytkownik nie ma możliwości ingerencji w oprogramowanie, nie może go więc dostosować do swoich preferencji czy potrzeb. Trudniejsze jest też pozycjonowanie sklepu postawionego na takiej platformie.



Jakie funkcjonalności będą pomocne?

Jak widać, każda z platform e-commerce daje nieco inne możliwości. Na co więc zwrócić uwagę, podejmując ostateczną decyzję postawienia sklepu na jednej z nich? Dobrym tropem może być porównanie najważniejszych funkcjonalności, które mają kluczowe znaczenie dla późniejszego działania e-sklepu. Pierwszą z nich jest responsywność, czyli dostępność strony na wszystkich urządzeniach, także mobilnych. Większość tworzonych obecnie szablonów e-commerce automatycznie dostosowuje się do telefonu czy tabletu, ale zawsze warto się upewnić, czy tak jest. Zwróć również uwagę – najlepiej testując demo – jak wygląda proces zakupowy na wybranej platformie. Powinien on być maksymalnie uproszczony, aby możliwie jak najwięcej zamówień było finalizowanych. Kolejną przydatną funkcją są raporty sprzedażowe, dzięki którym będziesz mógł przeanalizować, jakie produkty sprzedają się najlepiej i w jakich okresach roku, skąd docierają na stronę Twoi klienci i czego na niej szukają. Bez tych danych trudno Ci będzie prowadzić chociażby działania marketingowe lub ocenić skuteczność tych prowadzonych przez podwykonawcę. Warto też wziąć pod uwagę dodatkowe funkcje, takie jak integracja sklepu z kanałami w mediach społecznościowych, możliwość wysyłki newslettera czy prowadzenia bloga firmowego.

<h6Czy wybrać niezależny system magazynowania?

Choć popularne platformy e-commerce oferują wbudowany system zarządzania stanem magazynowym, są to często rozwiązania niedoskonałe i niedające pełnej kontroli nad zapasami – wystarczają na początek. Wraz z rozwojem firmy możesz jednak potrzebować niezależnego systemu magazynowego. Na rynku dostępne są m.in programy magazynowe online, pozwalające na obsługę rezerwacji i zamówień klientów, a także bieżącą weryfikację stanów magazynowych. Problemem dla początkujących właścicieli e-sklepów może być też przechowywanie produktów. Wynajęcie własnego magazynu i jego obsługa generuje duże koszty już na starcie i może być barierą dla wielu małych firm. Rozwiązaniem, z którego można wówczas skorzystać, jest outsourcing logistyki na zewnętrznego partnera. Obniżamy wtedy nie tylko koszty prowadzenia magazynu, ale zyskujemy także więcej czasu na działalność operacyjną i rozwijanie sprzedaży.

Ile kosztuje budowa e-sklepu?

Budowa własnego sklepu internetowego to inwestycja. Mimo że koszty postawienia prostego sklepu nie są wysokie, nie da się ich też obniżyć do zera. Aby mieć realny obraz wydatków, jakie trzeba będzie ponieść, warto podzielić je na dwie grupy i podsumować w tabeli. Pierwsza grupa to koszty związane z samym prowadzeniem firmy, czyli np. wspomniana już obsługa księgowa, telefony, program do fakturowania czy opłaty za prowadzenie firmowego konta bankowego. Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się też z samodzielnym opłacaniem ZUS oraz podatku dochodowego. Drugą grupę kosztów budowy i prowadzenia sklepu można określić jako wydatki ukryte, ponieważ często rozważając podjęcie działalności handlowej, nie bierzemy ich pod uwagę. Należą do nich m.in. opłaty za utrzymanie domeny i serwera, a także bieżącą obsługę i aktualizację sklepu. Jeśli nie mamy wiedzy programistycznej, konfigurację sklepu – nawet na darmowej platformie – będziemy musieli zlecić profesjonaliście, a to oczywiście wiąże się z opłatą. Jej wysokość zależeć będzie od stopnia zaawansowania sklepu i ilości dodatkowych funkcjonalności, warto jednak pamiętać, że nie jest to wydatek jednorazowy. Sklep to dynamiczne środowisko; aby dobrze działać, potrzebuje zwykle stałej opieki informatyka. W miarę rozwoju działalności do kosztów dołączyć może także wynagrodzenie pracowników sklepu lub magazynu; warto też uwzględnić koszty reklam i promocji.

Czy potrzebujesz kasy fiskalnej?

To zależy od rodzaju sprzedawanych towarów i wysokości obrotów. Generalna zasada mówi, że przy rocznym obrocie nieprzekraczającym 20 tys. zł netto nie ma obowiązku korzystania z kasy fiskalnej, są jednak pewne rodzaje działalności, które to zwolnienie nie obowiązuje (np. usługi fryzjerskie, kosmetyczne czy związane z mechaniką samochodową). Sposobem na uniknięcie konieczności zakupu kasy fiskalnej jest też skorzystanie ze zwolnienia na podstawie przyjmowania płatności od klientów wyłącznie za pośrednictwem banku. Może to być dobre rozwiązanie dla sklepów internetowych, jednak należy pamiętać, że nie można z niego skorzystać, jeśli sklep dopuszcza odbiór osobisty i płatność gotówką. Od stycznia 2020 obowiązują również nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych online. Mają one stopniowo zastępować tradycyjne kasy fiskalne. Kasy fiskalne online muszą mieć stały dostęp do Internetu, ponieważ za jego pomocą łączą się z Centralnym Rejestrem Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jako pierwsi obowiązkiem posiadania nowego rodzaju kas objęci zostaną właściciele warsztatów samochodowych, następnie – hotele, pensjonaty i restauracje, kolejno – fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, prawnicy, budowlańcy, fitnessy i siłownie. Stare kasy fiskalne można jednak wykorzystywać do czasu ich wyeksploatowania lub wymiany pamięci fiskalnej.



Jakie obowiązki nakłada prawo na właściciela sklepu online?

Podstawowe dokumenty, jakie powinien posiadać każdy sklep internetowy, to regulamin i polityka prywatności. Regulamin określa sposób dokonywania transakcji i komunikacji z klientem, a także możliwość dokonywania ewentualnych zwrotów. Powinien być przede wszystkim zgodny z obowiązującym prawem i przepisami chroniącymi konsumentów. Warto pamiętać, że zgodnie z polskim prawem konsument zawierający umowę kupna-sprzedaży na odległość ma prawo do zwrotu zakupionego towaru w terminie 14 dni. W regulaminie musimy więc uwzględnić sposób realizacji tego uprawnienia. Polityka prywatności to z kolei dokument, który zawiera informacje dotyczące zbierania i przetwarzania danych osobowych użytkowników sklepu online. Powinna ona wskazywać, kto jest administratorem danych osobowych, w jaki sposób są one wykorzystywane i zabezpieczane przez sklep, a także jak użytkownik może nimi zarządzać. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce regulacjami Unii Europejskiej (tzw. RODO) zarówno regulamin sklepu, jak i polityka prywatności muszą zapewniać klientom należytą ochronę ich danych osobowych. Użytkownicy mają m.in. prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich usunięcia lub przeniesienia. W praktyce najlepiej, gdyby regulamin i politykę prywatności, a także informację o korzystaniu z plików cookies przygotował dla nas prawnik. Da nam to gwarancję, że działalność naszego sklepu jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami.

Jak wysyłać produkty do klientów?

Większość sklepów internetowych korzysta z usług kurierów. Jednak o ile w przypadku większych firm, mających już określoną i w miarę stałą miesięczną sprzedaż, podpisanie umowy z jedną lub dwoma firmami może być korzystne, o tyle w przypadku nowych sklepów warto rozważyć skorzystanie z usług brokera kurierskiego. Wynika to z tego, że w umowie z firmą kurierską określa się zwykle zadeklarowaną miesięczną ilość paczek. W sytuacji gdy sprzedaż będzie niższa, może się to okazać nieopłacalne, bo i tak będziemy musieli zapłacić kwotę określoną w umowie.

Współpracując z brokerem, mamy natomiast możliwość zamówienia kuriera tylko wtedy, gdy jest taka potrzeba. Możemy też liczyć na niższe stawki, ponieważ brokerzy, mając stałe umowy z kurierami, są w stanie wynegocjować lepsze warunki cenowe. Początkujące sklepy mogą zdecydować się na współpracę z hurtownią i dostawy „just in time”. Nie musimy wtedy prowadzić własnego magazynu, a konkretne produkty sprowadzamy z hurtowni i wysyłamy do klientów dopiero po zebraniu zamówień. Może to jednak znacząco wydłużyć czas dostawy. Pamiętaj, że klienci, którzy decydują się na korzystanie z szybkich płatności w sklepie internetowym oczekują równie sprawnej obsługi, dlatego warto zastanowić się, czy rozwiązanie “just in time” jest najkorzystniejszą z dostępnych opcji i nie wpłynie znacząco na wyniki sprzedażowe.

Większe sklepy, realizujące kilkaset lub więcej wysyłek miesięcznie, mogą próbować samodzielnie negocjować stawki z firmami kurierskimi. Warto to zrobić, bo konkurencja na rynku jest spora, co wymusza dostosowanie się do potrzeb klienta. Obecnie standardem jest już także możliwość monitorowania przesyłki, którą udostępniamy klientom, dlatego umowa z kurierem lub brokerem powinna uwzględniać automatyczne powiadomienia o statusie paczki. Ciekawym rozwiązaniem jest też tzw. dropshipping, czyli przerzucenie wysyłki towarów na hurtownię. W tym modelu sklep zajmuje się tylko pozyskiwaniem zamówień, które następnie przekazywane są do hurtowni i stamtąd wysyłane do klientów.

Najbardziej zaawansowanym systemem wysyłek jest outsourcing dostaw typu fulfillment, który sprawdza się szczególnie w przypadku dużych sklepów online, o stałej miesięcznej liczbie wysyłek. Fulfillment polega na zleceniu na zewnątrz wszystkich procesów związanych z wysyłką produktów: magazynowania, pakowania, kompletowania zamówień, samych wysyłek, a nawet obsługi posprzedażowej. Outsourcing pozwala obniżyć koszty logistyki i dostosować model wysyłek do profilu konkretnego sklepu i jego klientów.

Jaki system płatności online wybrać?

Istotną kwestią jest również wybór dostawcy płatności online i integracja systemu z oprogramowaniem sklepu internetowego. Obsługa płatności ma duże znaczenie dla klientów – musi być szybka, wygodna i bezpieczna, niezależnie od tego, czy zakup będzie dokonywany z poziomu komputera, czy urządzenia mobilnego. Najlepiej nie ograniczać się do jednej z metod płatności, bo różni klienci mają różne preferencje: jedni wybierają przelewy online, inni wolą zapłacić kartą lub BLIK-iem. Lider wśród operatorów płatności online, Przelewy24, oferuje aż 350 różnych metod płatności internetowych.

Rozwiązania płatnicze - dowiedz się więcej

Dla właściciela sklepu znaczenie ma nie tylko wysokość prowizji pobieranych od transakcji, ale także usługi dodatkowe, np. pomoc świadczona przez dostawcę płatności przy wdrożeniu modułu, szybka realizacja wypłat czy obsługa płatności walutowych. Podpisując umowę, zwróć też uwagę na ewentualne opłaty abonamentowe, aktywacyjne i inne dodatkowe koszty. W przypadku wielu operatorów można również negocjować oferty indywidualnie.

Na dostawcę systemu płatności warto więc wybrać rzetelną firmę o ugruntowanej pozycji na rynku i rozpoznawalnej dla klientów marce, oferującą szeroki wachlarz metod płatności. „W 2019 r. Przelewy24 realizowały średnio 100 transakcji na sekundę – mówi CCO Jacek Kinecki z Przelewy24. – Zdarzały się dni, w których rejestrowaliśmy nawet milion transakcji. Te liczby pokazują nie tylko rozwój naszego systemu płatności, ale także całego rynku e-commerce w Polsce”.

Jak widać, założenie własnego sklepu internetowego wiąże się z podjęciem szeregu decyzji i wyborem odpowiednich partnerów biznesowych oraz dostawców usług. Aby nasz e-biznes okazał się strzałem w dziesiątkę, warto je dobrze przemyśleć i poznać dostępne na rynku możliwości, wybierając najkorzystniejsze rozwiązania.

Udostępnij:
Podobne artykuły

Załóż konto i zacznij zarabiać

Poznaj kompleksowe rozwiązania dla Twojego biznesu.